Wszystkie przedsiębiorstwa, niezależnie od ich wielkości, zobowiązane są prawnie do archiwizacji dokumentów, które powstają w związku z prowadzoną działalnością. Firmy muszą archiwizować wszystkie dokumenty bez względu na stopień ich tajności, w tym również dokumenty kadrowe, płacowe i księgowe. Tradycyjne papierowe archiwa stają się coraz mniej funkcjonalne, dlatego sporym ułatwieniem oraz usprawnieniem działań związanych z prowadzeniem firmy będzie dobór odpowiedniego programu do archiwizacji danych.

Cyfrowa archiwizacja danych

Tradycyjne metody archiwizacji danych związane z przetrzymywaniem dokumentów w segregatorach i teczkach ustępują miejsca archiwizacji cyfrowej, lepszej pod wieloma względami od tej tradycyjnej. Oczywiście, im większa firma, tym więcej powstaje dokumentów, ale nawet w mikro przedsiębiorstwie można z czasem zgubić się w ich gąszczu. Nie dosyć, że zajmują dużo miejsca (często oddzielne pomieszczenia), to wydobycie potrzebnego dokumentu kosztuje nas zazwyczaj sporo cennego czasu. Dzięki rozwojowi współczesnych technologii, cyfrowa archiwizacja danych jest możliwa w przypadku wszystkich rodzajów działalności. Pamiętaj o tym, że każdy firmowy papier musi być archiwizowany w zgodzie z przepisami prawnymi oraz uwzględniać wewnętrzne wymogi archiwizacyjne.

Cechy dobrego programu do archiwizacji danych w firmie

Archiwizacja dokumentów oznacza ich długoterminowe przechowywanie, warto więc robić to w możliwie najprzejrzystszy sposób, który będzie czytelny także w następnych latach. W Internecie można znaleźć szereg programów, zarówno płatnych, jak i darmowych oraz przede wszystkim różnej jakości. Dobrze dobrany program nie tylko usprawni archiwizację dokumentów, ale także zarządzanie nimi. Takie oprogramowanie powinno być przede wszystkim uporządkowane i łatwe w obsłudze.  Dzięki czytelnemu menu, urozmaiconym filtrom i rozbudowanym kryteriom wyszukiwania szybko dotrzesz do poszukiwanego dokumentu, który może równocześnie znajdować się w kilku folderach. Odpowiednio zaprogramowane prawa dostępu sprawią, że dostęp do danych będą mieć wyłącznie uprawnione osoby. Możesz skorzystać z dostępnych programów (pakiety płatne i bezpłatne w zależności od potrzeb i oczekiwań firmy), jednak najlepsze oprogramowania to takie, które tworzy się specjalnie pod wymogi poszczególnego przedsiębiorstwa.

Do przeprowadzenia archiwizacji danych potrzebne jest specjalistyczne oprogramowanie. Wybierz program, który najlepiej będzie odpowiadał oczekiwaniom wobec potrzeb archiwizacyjnych w twojej firmie. Większe firmy nierzadko potrzebują bardziej rozbudowanych funkcji niż działalności jednoosobowe. Przeniesienie większości wartościowych papierów do przestrzeni cyfrowej zmniejszy firmowe wydatki związane wcześniej z kupnem segregatorów, teczek czy papieru. Firmowe dokumenty będą bezpieczne i łatwo dostępne dla uprawnionych osób.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *