Współczesne przedsiębiorstwa generują mnóstwo dokumentów, które często zawierają dane osobowe pracowników, poufne informacje dotyczące wysokości wynagrodzeń czy wykorzystanego urlopu. Obowiązkiem firmy jest niszczenie ich w sposób uniemożliwiający odtworzenie zawartości. Jak należy to robić? Sprawdź nasz poradnik, a uzyskasz kompleksową wiedzę na ten temat.

Stwórz system niszczenia danych

Zasady związane z niszczeniem firmowych dokumentów powinny być jednolite w całym przedsiębiorstwie i przedstawione wszystkim pracownikom. Najlepiej sporządzić dokument, w którym określone będą zasady postępowania z niepotrzebnymi drukami, fakturami i innymi firmowymi papierami, a następnie przeprowadzić szkolenie dla wszystkich podwładnych. Pozwoli to uniknąć wielu nieporozumień związanych z utylizacją danych. Warto również postawić na sprzęt biurowy służący do niszczenia dokumentów. Chcesz na bieżąco usuwać niepotrzebne dokumenty i zapobiec gromadzeniu ich w segregatorach, teczkach lub archiwach? Zainwestuj w praktyczne urządzenia służące do utylizacji zbędnych wydruków, faktur czy umów. Najbardziej popularnym sprzętem jest nowoczesna niszczarka, która stanowi obecnie podstawowe wyposażenie wielu biur. Niektóre modele pozwalają nie tylko na cięcie papieru i kartonu, ale także płyt CD i DVD.

Wynajmij firmę zewnętrzną

Niszczarki to oczywiście nie wszystko – warto także pomyśleć o kompleksowych rozwiązaniach usprawniających utylizację archiwalnych dokumentów, które ze względu na wymogi prawne muszą być przechowywane przez przedsiębiorstwa przez co najmniej kilka lat. Faktury sprzedażowe, dokumenty płacowe, dane osobowe pracowników – po upływie określonego w przepisach czasu muszą zostać w odpowiedni sposób zutylizowane. Do przeprowadzenia procesu niszczenia dokumentów najlepiej zatrudnić zewnętrzną firmę, który specjalizuje się w tego typu przedsięwzięciach i dysponuje odpowiednim sprzętem.

Jak niszczyć nośniki danych?

Utylizacja pamięci flash i twardych dysków to bardziej skomplikowany proces, który wymaga zastosowania specjalistycznych narzędzi do niszczenia nośników danych. W przypadku dysków zewnętrznych nie wystarczy zwykłe sformatowanie danych, ponieważ nawet usunięte pliki można odzyskać, np. za pomocą łatwo dostępnego w sieci oprogramowania. Zajmuje się tym wiele firm, ale nawet zwykły Kowalski może przywrócić dane sformatowanego dysku lub pamięci flash. Stare nośniki danych należy więc rozdrobnić w sposób uniemożliwiający scalenie podzespołów. Zajmują się tym specjalistyczne firmy, które posiadają sprzęt do niszczenia dysków i działają na podstawie unijnych dyrektyw dotyczących bezpieczeństwa danych.

Kiedy zdecydować się na mobilne niszczenie dokumentów?

Jeszcze inną metoda niszczenia dokumentów, która została stworzona z myślą o firmach mających bardzo restrykcyjne regulacje związane z wynoszeniem danych poza teren przedsiębiorstwa, jest mobilna utylizacja. Na czym to polega? Usługa ta umożliwia zniszczenie dokumentów bezpośrednio w siedzibie firmy przez wyspecjalizowanego pracownika firmy zewnętrznej, dysponującego odpowiednim sprzętem pozwalającym na rozdrobnienie zarówno papierów, jak i twardych dysków. W procesie niszczenia dokumentów może, ale nie musi uczestniczyć pracownik firmy zlecającej utylizację.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *