Archiwizowanie dokumentów jest konieczne we wszystkich przedsiębiorstwach, tak samo w tych państwowych, jak i tych niepaństwowych. Konieczne jest, by archiwizować wszystkie dokumenty, które powstają podczas całego okresu prowadzenia działalności gospodarczej. Taka działalność to niezliczona ilość różnego rodzaju dokumentów, niektóre są tajne bardziej, inne mniej. Warto więc jest wiedzieć, jak dokonywać takiej archiwizacji prawidłowo.

Na czym to wszystko polega?

Archiwizacja dokumentów według Rhenus Data polega na zbieraniu wszystkich dokumentów przedsiębiorstwa, następnie klasyfikacji ich i zabezpieczeniu, w celu 15przechowywania ich przez określony czas przez przepisy państwowe. Urząd Skarbowy w każdej chwili może zgłosić się do właściciela przedsiębiorstwa i poprosić o udostępnienie dokumentacji do sprawdzenia. Archiwizowane dokumenty są specjalnie klasyfikowane. Nadaje się im specjalnych oznaczeń literowych. Kiedy minie okres obowiązkowej archiwizacji, przedsiębiorcy mają możliwość zniszczenia swoich zbiorów dokumentów.

Jak wygląda klasyfikacja dokumentów?

  • Symbol A, to dokumenty, które mają pewną wartość historyczną. Takich dokumentów się nie niszczy, istnieje obowiązek, przechowywania ich wieńczycie.
  • Symbol B jest to dokumentacja niearchiwalna.
  • Symbol Bc to wszelka dokumentacja, którą można zniszczyć tuż po jej wykorzystaniu. Nie ma obowiązku oddania tej dokumentacji do firm utylizacyjnych, można zrobić to samemu, za pomocą niszczarki biurowej.
  • Symbol B + cyfra to dokumentacja, którą trzeba przetrzymywać przez określoną ilość czasu. Cyfra po symbolu oznacza liczbę lat, przez jaką muszą być przetrzymywane.
  • Symbol BE + cyfra, tak oznaczone są dokumenty, które po ilości lat określonych wymagają przejrzenia ze względu na ich treść i charakter. Po ich przejrzeniu podejmuje się decyzję o ich zniszczeniu.

Jaki czas należy przechowywać dokumenty?

Okres przechowywania zależy od rodzaju dokumentów. Nie ma na to jednego przepisu. Dokumentacje związaną z księgowością powinno przechowywać się przez co najmniej pięć lat, od momentu zakończenia roku podatkowego. Dokumenty związane z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, należy przechowywać również przez okres lat pięciu.

Jeżeli chodzi o dokumentację pracowniczą, jej przechowywanie jest dużo dłuższe. Dokumenty, na których podstawie możliwe jest obliczenie renty, czy też emerytury, należy archiwizować co najmniej lat pięćdziesiąt, licząc od ostatniego przepracowanego roku przez pracownika.

Co, jeśli archiwizacja danych zaginie?

Jeśli przedsiębiorca nie będzie archiwizował koniecznych dokumentów, będzie on narażony na konsekwencje prawne. Urząd Skarbowy, jak również inne instytucje, może domagać się wglądu w dokumentacje przedsiębiorstwa. Czasami chcą oni przejrzeć dokumentację, która została utworzona wiele lat wcześniej. Przedsiębiorca może zostać ukarany karą porządkową, jeśli nie wyda dokumentacji, o którą prosi go instytucja państwowa.

W przypadku, jeśli dokumentacja zostanie zagubiona, a przedsiębiorca poinformował o tym instytucję państwową, to nie jest możliwe ukaranie przedsiębiorcy karą porządkową, spowodowaną nieprzedstawieniem dokumentacji.

 

 

 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *